1. Desafío
La empresa procesaba más de 8 000 facturas de gasto/mes de forma manual, duplicando registros tanto en Odoo (gastos internos) como en SAP S/4HANA (contabilidad corporativa). Los principales retos:
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Demora y errores en digitación de facturas.
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Falta de trazabilidad entre los centros de costo de SAP y los proyectos de Odoo.
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Brechas de cumplimiento fiscal al omitir datos obligatorios de los comprobantes electrónicos.
2. Nuestra Solución
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Módulo Odoo “Smart Expenses”
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Flujo end-to-end: captura → revisión → aprobación → contabilización.
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Vistas kanban/gantt para responsables de área y contadores.
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OCR IA con AWS Textract
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Lectura automática de PDF/XML de facturas.
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Validación de campos clave (RUC, fecha, IGV) con reglas fiscales de SUNAT y SAT.
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Conector SAP bidireccional
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PyRFC para crear documentos contables en SAP y sincronizar centros de costo, cuentas y tipos de impuesto.
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Webhooks para actualizar el estado de pago en Odoo una vez contabilizado en SAP.
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Motor de reglas y alertas
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Políticas de antigüedad de comprobantes, topes de gasto y aprobaciones multinivel.
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Notificaciones en Microsoft Teams y correo.
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Dashboard de auditoría
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KPI de tiempos de procesamiento, porcentaje de OCR acertado y desviaciones de presupuesto.
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Exportación directa a Power BI.
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3. Impacto obtenido
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↓ 82 % en tiempo promedio de registro (de 7 min a 1 min 15 s por factura).
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↑ 95 % de precisión inicial en reconocimiento OCR, con aprendizaje continuo.
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100 % de trazabilidad entre Odoo y SAP; cero registros duplicados detectados en la primera auditoría.
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Cumplimiento fiscal automático: validación de más de 20 reglas tributarias por país.
4. Valor destacado
“Ahora nuestros contadores se enfocan en análisis, no en transcribir datos. La integración con SAP fue impecable y la auditoría interna quedó sin observaciones.” — Jefa de Finanzas Regional
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